Semua bisnis memiliki tujuan dan kebutuhan unik mereka sendiri. Tetapi mencapai efisiensi biaya adalah tujuan yang penting bagi setiap bisnis. Mengikuti beberapa praktik terbaik sederhana dapat membantu organisasi mengidentifikasi peluang untuk mencapai, dan, seiring waktu, meningkatkan efisiensi biaya mereka di semua bidang bisnis mereka.

1. Lakukan Analisis Biaya-Manfaat

• Setiap keputusan pengeluaran memiliki potensi untuk membantu atau menghambat pertumbuhan, kekuatan kompetitif, dan profitabilitas bisnis. Menjalankan analisis biaya-manfaat memungkinkan Anda membandingkan keuntungan dan kerugian relatif yang datang dengan keputusan bisnis yang berbeda. Analisis ini umumnya dilakukan karena salah satu dari dua alasan:
• Keputusan bisnis ditinjau untuk menentukan apakah manfaat terkaitnya lebih besar daripada biayanya (dan jika demikian, sampai tingkat apa) dan jika, berdasarkan informasi itu, keputusan itu harus dikejar.
  Dua atau lebih keputusan bisnis dibandingkan untuk menentukan total manfaat yang diberikan masing-masing dibandingkan dengan total biaya yang terkait dengan mengejarnya.

Analisis biaya yang sangat mendasar mengikuti serangkaian langkah sederhana.

Untuk setiap keputusan bisnis potensial, siapkan daftar biaya terkait, serta daftar terpisah dari manfaat terkait. Kedua daftar harus selengkap mungkin.

Biaya potensial meliputi:

• Biaya langsung, mis. bahan baku, tenaga kerja, persediaan, dll.
• Biaya tidak langsung, mis. sewa, utilitas, overhead, dll.
• Biaya peluang, mis. komitmen waktu yang diperlukan yang dapat mencegah mengejar peluang lain, biaya relatif pembuatan produk secara internal vs. produksi outsourcing, dll.
• Biaya tidak berwujud, mis. dampak reputasi, dampak kesehatan dan keselamatan karyawan, dll.
• Biaya terkait risiko, mis. Penilaian dampak lingkungan, persyaratan kepatuhan terhadap peraturan, ancaman persaingan yang ada, dll.

Manfaat potensial meliputi:

Manfaat nyata, mis. penjualan atau pendapatan yang lebih tinggi.
Manfaat tidak berwujud, g. proses yang lebih cepat/lebih akurat, moral tim yang lebih tinggi, peningkatan kepuasan pelanggan, manfaat pelanggan yang lebih besar, dll.

Keunggulan kompetitif atau pangsa pasar yang lebih besar.

Terapkan nilai moneter untuk setiap item di kedua daftar. Anda dapat menghindari perkiraan yang terlalu rendah atau terlalu mahal dengan menggunakan data pembelanjaan yang ada. Solusi procure-to-pay yang komprehensif seperti Planergy menyederhanakan proses dengan menyediakan lingkungan data terpusat dan otomatisasi yang kuat dan alat analisis.

Jumlahkan dan bandingkan nilai untuk setiap daftar untuk menentukan apakah manfaat bersih lebih besar daripada biaya potensial. Jika ya, maka melanjutkan keputusan kemungkinan akan membantu Anda mencapai tujuan Anda. Jika tidak, inilah saatnya untuk mencari solusi lain atau meninjau kembali setiap biaya terkait untuk menentukan apakah biaya tersebut dapat dikurangi.

2. Berinvestasi dalam Perangkat Lunak Procure-to-Pay (P2P)

Perekonomian global yang kompleks saat ini sebagian besar didorong oleh Big Data, dan tanpa alat yang diperlukan untuk mengumpulkan, mengatur, dan menganalisis data tersebut, perusahaan mengorbankan kemampuan mereka untuk bersaing secara efektif. Memilih solusi pengadaan-untuk-bayar yang dibuat khusus seperti Planergy memberikan beberapa manfaat nyata yang menyederhanakan analisis biaya-manfaat dan membuatnya lebih mudah untuk menerapkan proses dan menghabiskan peningkatan manajemen yang tumbuh dari waktu ke waktu melalui peningkatan berkelanjutan.

Pertimbangkan manfaat ini:

Manajemen data terpusat berbasis cloud. Keputusan bisnis penting didasarkan pada lebih dari satu sumber data. Menghubungkan dan menstandardisasi sumber data yang berbeda dalam organisasi Anda—baik internal maupun eksternal—memastikan Anda memiliki data yang lengkap dan bersih yang siap untuk dianalisis, baik Anda mengevaluasi investasi, mencari bahan berkelanjutan untuk produk baru, atau mengoptimalkan manajemen arus kas Anda.

Manajemen risiko yang lebih baik untuk mengurangi biaya terkait risiko. Penyimpanan dan akses cloud yang terpusat dan aman mengurangi risiko gangguan bisnis. Peningkatan proses otomatis seperti pembelian terpandu dan integrasi penuh katalog vendor mengurangi pembelanjaan maverick dan penipuan faktur. Otomatisasi juga meningkatkan kepatuhan kontrak bagi kedua belah pihak.
Mengurangi biaya bahan dan dampak lingkungan yang lebih kecil. Menghilangkan kertas dan alur kerja manual menghasilkan penghematan langsung yang substansial bagi sebagian besar organisasi dengan mengurangi kebutuhan bahan, penyimpanan, dan konsumsi energi. Ini juga meningkatkan keramahan lingkungan perusahaan dengan mengurangi jejak karbonnya. Otomatisasi proses meminimalkan kebutuhan akan pengawasan dan intervensi manusia dan menghilangkan kesalahan manusia, meningkatkan efisiensi dan menurunkan biaya operasi.
Aplikasi dan manajemen data yang skalabel, berbasis web, dan hemat biaya meminimalkan kebutuhan perangkat keras dan energi (karena aplikasi dan data dapat diakses dari perangkat atau platform apa pun, dan tidak diperlukan server lokal), mengurangi TCO untuk investasi TI dan meningkatkan ROI.

Perbaikan berkelanjutan menjadi S.O.P. Kecerdasan buatan dan pembelajaran mesin membantu proses otomatis mengevaluasi dan meningkatkan kinerjanya sendiri dari waktu ke waktu, memangkas biaya, dan meningkatkan efisiensi.
Pengadaan menjadi pusat nilai dan pembangkit tenaga strategis. Proses yang dioptimalkan dan ROI yang meroket hanyalah bagian dari persamaan. Mendapatkan kontrol penuh atas, dan visibilitas ke dalam, data pembelanjaan memungkinkannya untuk dianalisis secara lebih efektif (dan efisien!), memberikan wawasan yang kaya, mengungkapkan peluang tersembunyi, dan membantu mengubah seluruh bisnis Anda ke pijakan yang lebih kompetitif melalui keputusan yang lebih strategis.

3. Berlatih Harga Proaktif

Bergantung pada keseluruhan strategi Anda, mengambil posisi sebagai penyedia berbiaya rendah dapat meningkatkan efisiensi biaya secara signifikan. Menawarkan barang dan jasa dengan biaya, kualitas, atau keduanya yang lebih rendah dapat membantu Anda menangkap pelanggan yang memprioritaskan harga dan membangun pijakan kompetitif yang kuat dalam ruang tersebut.

Sebagai alternatif, di ruang mewah, dimungkinkan untuk membebankan harga yang lebih tinggi tanpa meningkatkan biaya atau kualitas (dan dengan demikian meningkatkan efisiensi biaya) dengan memanfaatkan nilai tak berwujud yang diciptakan oleh nama merek atau tren konsumen.

4. Kontekstualisasikan Efisiensi Biaya Dalam Strategi Manajemen Bisnis Anda yang Lebih Besar

Efisiensi biaya sangat penting untuk keberhasilan, tetapi paling efektif bila didukung dan diinformasikan oleh strategi bisnis lainnya.

Potensi penciptaan nilai, misalnya, dapat menambahkan beberapa konteks yang sangat dibutuhkan untuk analisis efisiensi biaya Anda.